1 目的

指導公司各相關部門在進行采購工作時所應遵循的原則、方法、操守以及各部門的職責。 

2 適用范圍。

適用于公司所有的采購工作。 

3 名詞解釋

3.1 原材料性采購

原材料采購是指所采購的物品直接用于公司成品的生產(chǎn)。是成品的組成部分或者中間體。它與成品有直接的數(shù)量對應關系。它包括：

3.1.1 主要原材料

3.1.2 輔助包裝材料

3.1.3 生產(chǎn)過程需要的煤、油、汽等

3.2 運作性采購

運作性采購是指采購的物品是用于公司的正常運作。與銷售沒有直接的數(shù)量關系。它包括：

3.2.1 耗材、備件采購

3.2.2 行政、人事、后勤采購

3.2.3 物流運輸采購

3.2.4 市場促銷物品采購

3.3 關鍵性物品

關鍵性物品是指在采購總金額當中，采購金額大（單價X數(shù)量），采購的風險也大的物品。

3.4 杠桿性物品

杠桿性物品是指在采購總金額當中，采購金額大（單價X數(shù)量），但采購的風險不大的物品。

3.5 瓶頸性物品

瓶頸性物品是指在采購總金額當中，采購金額不大（單價X數(shù)量），但采購的風險大的物品。

3.6 一般性物品

一般性物品是指在采購總金額當中，采購金額不大（單價X數(shù)量），采購的風險也不大的物品。 

4 原則

4.1 供應商不一定要選最好的，或最大的。要選最合適的。

4.2 公司高層管理人員應盡量避免與供應商有直接的交往。除非是關鍵性物品供應商。

4.3 供應商的態(tài)度是可以改變的，但供應商的能力是較難改變的。不要培養(yǎng)一個不太合格的供應商。

4.4 各部門在向采購部提出采購要求時，必須以書面方式下達。采購部不接受口頭下單的方式。

4.5 在向采購部下達采購要求后，不得再更改技術設計要求。即相關部門的技術設計要求必須最終確認后才可下達采購要求。

4.6 各部門在向采購部下達采購要求時，必須預留一定期限給采購部

4.6.1 采購部必須提前書面告知各相關部門，各物品、設備的不同采購期限。

4.6.2 如果采購要求的時間短于采購預留期限，采購部只能盡力而為。

4.7 設計部和設備使用部門在提出采購要求時，同一物品或同一型設備必須提交兩家供應商供采購部選擇

4.8 凡符合招投標條件的物品、服務和設備的采購，都應實施采購招投標管理

4.9 所有采購合同須由采購部部門經(jīng)理及以上級別的管理人員簽字方可生效。具體授權將根據(jù)采購合同的金額大小或重要性而定

4.10 所有授權簽字的管理人員在離開崗位時（度假、生病等），需授權委托他（她）人代理簽字。 

5 部門職責

5.1 采購部負責公司所有采購物品的供應商開發(fā)和簽約。沒有經(jīng)過采購部簽約的供應商，各部門一律不得向其采購物品。

5.2 原材料性物品的采購質(zhì)量管理由品管部負責。具體為：

5.2.1 在進行新供應商的質(zhì)量評估時，凡采購部初選合格的供應商，一律需品管部審核認可，方可上報公司高層批準使用。

5.2.2 品管部負責采購訂單的質(zhì)量跟蹤和驗收

5.3 非原材料性的物品、服務或設備的采購質(zhì)量由采購部會同相關使用部門共同負責管理。

5.4 審計部負責對采購部的審計工作

5.4.1 采購人員是否遵守公司的職業(yè)操守準則

5.4.2 采購的價格是否低到合理

5.5 法規(guī)部負責所有采購合同標準版本的設計，并會同采購部審核采購合同。

5.6 生產(chǎn)計劃部門負責向采購部下達原材料的采購需求計劃，并會同采購部設定各原材料的庫存計劃

5.7 采購部負責采購訂單的制定與下達，以及采購訂單的跟蹤管理。

5.8 原材料倉庫負責采購物品的收貨，并負責除質(zhì)量檢驗以外的所有收貨驗收工作

5.9 采購部會同財務部負責供應商貨款的按時支付 

6 遵紀守法

6.1 公司一律不得采購不符合國家相關標準或要求的產(chǎn)品

6.2 凡銷售項目屬于國家市政項目的，該項目的所有采購工作要符合國家的《政府招投標法》和《政府采購法》的相關規(guī)定。 

7 公司員工職業(yè)操守要求

7.1 不得接受供應商的任何形式的饋贈。要么退回供應商。要么上繳公司。

7.2 在工作時間以外，不得單獨與供應商往來

7.3 不得向公司員工的親屬公司采購物品 

8 采購部的各級工作人員實施定期輪崗制定。

8.1 具體的形式為：

8.1.1 輪供應商

8.1.2 輪工作崗位

8.1.3 輪部門

8.2 輪崗的頻率

8.2.1 原則上，兩至三年一次 

9 每個崗位都要有崗位說明書。包括：

9.1 《崗位要求及薪酬待遇說明書》

9.1.1 由人事部門制定

9.1.2 不可在公司內(nèi)公開

9.2 《崗位職責說明書》

9.2.1 當事人嚴格按照《崗位職責說明書》行事。崗位職責說明書中沒有要求的，原則上，不追究當事人的過失

9.2.2 《崗位職責說明書》由采購部負責制定

9.2.3 《崗位職責說明書》在公司內(nèi)部公開 

10 公司原材料采購的管理策略

10.1 關鍵性物品：

10.1.1 由采購部承擔全部采購工作

10.1.2 采用分散性采購策略，兩家同供，二八對開。

10.1.3 不可以通過經(jīng)銷商或代理商采購

10.1.4 與供應商的關系為合作型管理。

10.1.5 雙方通過透明運作來降低采購成本

10.2 杠桿性物品：

10.2.1 由采購部承擔全部采購工作

10.2.2 采用集中型采購策略

10.2.3 不可以通過經(jīng)銷商或代理商采購

10.2.4 與供應商的關系為交易型關系

10.2.5 它是采購砍價的重點對象。盡量通過采購招投標實施砍價。

10.3 瓶頸性物品：

10.3.1 采購部負責供應商的開發(fā)和簽約，使用部門負責下單并跟單，采購部負責結算。

10.3.2 可以多備庫車來防范風險及采購成本

10.3.3 可以通過經(jīng)銷商或代理商采購

10.3.4 與供應商的關系為合作型管理

10.4 一般性物品：

10.4.1 采購部負責供應商的開發(fā)和簽約，使用部門負責下單并跟單，采購部負責結算。

10.4.2 采用綜合型采購策略。即一家供應商供多種物品。

10.4.3 可以通過經(jīng)銷商或代理商采購

10.4.4 與供應商的關系為交易型關系 

11 原材料的庫存策略

11.1 公司的“零庫存策略”是指：在即不缺貨、又達到經(jīng)濟采購量的前提下，盡可能的減少庫存

11.2 國內(nèi)供應的原材料，停留在原材料倉庫的時間不得超過15天

11.3 對于供應商供應不穩(wěn)定或我方需求不穩(wěn)定的材料，允許設置一定的安全庫存量 

12 公司運作性物品的采購：

12.1 其新供應商的開發(fā)和合同簽署由采購部負責執(zhí)行

12.2 各使用部門直接向已經(jīng)與我公司簽約的供應商下達具體的采購訂單

12.3 采購部負責供應商貨款的支付工作 

13 緊急采購

凡金額在500元以下，需求非常緊急時，可通過采購部的‘緊急采購員’實施先采購后審批的采購工作。 

14 設備性采購，由公司臨時成立小組負責執(zhí)行。該小組的成員包括：

14.1 設備工程部們

14.2 使用部門

14.3 設計部門

14.4 采購部門

14.5 審計部門 

15 如何避免不必要的采購要求

15.1 采購的要求越高、越嚴，供應商的報價就越高

15.2 如何平衡好采購要求與采購價格的關系？在與供應商進行采購招投標或采購談判前，先對采購的各項要求與各相關部門協(xié)商，確定：

15.2.1 哪些要求是必須要堅持的

15.2.2 哪些要求能達到更好，達不到也無所謂

15.2.3 哪些要求本身沒有必要 

16 供應商的關系管理

16.1 一次性采購的供應商

重點放在采購合同的細節(jié)完善和采購合同的管理上。

16.2 服務性供應商

重點放在實施服務過程的監(jiān)督

16.3 交易性關系供應商

重點放在備用供應商的準備。

16.4 合作性關系供應商

重點放在雙方公司各層級的全面溝通。